Презентация – общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного.

Спикер – говорящий (Англ.)

Кому повезло, тот реже, а кто-то чаще, но многие из нас участвовали в презентациях выступлениях, лекциях, которые уже в самом начале не хотелось слушать. Иногда, с первых слов мы чувствуем, что дальше будет не интересно. Выступающий пытается с оптимизмом доносить свои идеи, но вы не в том настроении, чтобы их воспринимать, или наоборот, у вас прекрасное настроение и оно совершенно не сочетается с деловым тоном общения, навязываемым вам спикером. Кажется, что спикер беспричинно умничает. Существует множество подобных ситуаций. 

Что может получиться из такого начала? Если коротко, то это начало провала. Настроение аудитории не соответствует состоянию выступающего. Такой диссонанс болезненно воспринимается как одной, так и другой сторонами. Общение становится болезненным, неприятным. В этот ключевой для презентации момент позитивное восприятие cпикера, залог дальнейшего успешного выступления, не создано. Скорее наоборот, слушатели с первых минут настроены против спикера. Нужны огромные усилия, чтобы восстановить  лояльное отношение аудитории. Если же это не удается, то сопротивление слушателей растет. Вряд ли они проникнутся идеями спикера. Вероятнее, что большинство просто не досидит до конца презентации. Можно представить состояние самого выступающего. Ему то, точно не позавидуешь. Цель не достигнута, морально-психологическое, эмоциональное состояние требует срочной реанимации.

В чем дело? Можно ли изменить ситуацию? Как сделать так, чтобы не попадать в эти неприятные состояния? Как должен действовать спикер, чтобы успешно наладить контакт со слушателями и привлечь внимание аудитории к обсуждаемой теме?

Ответы на эти вопросы есть. Дальше мы рассмотрим некоторые правила и алгоритмы, которые помогут успешно проводить вступление к презентации и, соответственно, закладывать хороший фундамент к эффективному выступлению в целом.

С чего же начать?

Перед тем, как выступать, презентовать, доносить сообщение человек должен себе ответить на такие вопросы:

1) какова цель его выступления?

2) как он может достичь этой цели?

3) как он узнает, что цель достигнута?

Например, необходимо подготовить презентацию нового продукта для партнеров компании.

1.Цель презентации: познакомить клиентов компании с новым продуктом, его особенностями, спецификой продвижения на рынке, а также условиями, механизмами реализации программы продвижения нового продукта, заключить договора о поставках товара, о сотрудничестве в продвижении продукта на рынок.

2.Достижение поставленной цели:

      - составить план презентации;
     - подготовить презентационные материалы (мультимедийная презентация,  печатные, раздаточные материалы, планы, графики продвижения, образцы продукции и т.д.)
      - обеспечить необходимые технические  условия (зал, столы, стулья, проектор, бумага  для записей, флип-чарт и т.д.)
       - пригласить ключевых партнеров, клиентов компании, заинтересованных;

3.Критерии, свидетельствующие о достижении цели.

        - высокая активность, живой интерес аудитории к теме презентации, вопросы по сути;
        - обсуждение нового продукта в кулуарах после презентации;
        - заключенные, подписанные договора о покупках и т.д.
        - активное продвижение продукта в соответствии с запланированной программой. 
 И так, если ответы найдены, выступление подготовлено, спикер готов делать презентацию.

Как сделать так, чтобы ваше выступление сразу же привлекло внимание, чтобы слушатели заинтересовались темой, как овладеть аудиторией не смотря на ее состояние, количественный и качественный состав, уровень подготовленности и т.д.?

  Известно, что эмоции человека играют определяющую роль в принятии решений. Нам очень нравится «холодный рассудок», «железная логика», однако принимаемое решения зарождается в сфере наших эмоций. По этому, так важен эффект первого впечатления. Оно, как известно, формируется на бессознательном уровне в первые секунды общения. Лишь после этого человеческое рацио находит, а если не находит, то придумывает себе объяснение, что именно и почему тебе нравится в спикере, а так же, почему тема актуальна, а ее изложение интересное, увлекательное. Исходя из этого тезиса, не рекомендуется выступающему экспериментировать в одежде, прическе и т.д.

Готовясь к выступлению перед неизвестной вам  аудиторией, лучше всего иметь классический, деловой, аккуратный внешний вид, который соответствует стандартам общественного восприятия. Если вкусы аудитории вам известны, то вы можете использовать какие-то элементы своей внешности для того, чтобы вызвать положительную эмоциональную реакцию слушателей. В этом случае важнейшим критерием для спикера есть то, чтобы в погоне за эмоциональным контактом не потерять свое собственное лицо, быть самим собой, естественным и убедительным. Не нужно заигрывать с аудиторией. Делайте то, что вы знаете и понимаете. Иначе вам не поверят и вы не получите успешный результат. Более того, из-за необдуманных экспериментов отношение слушателей к вам может ухудшиться, тем самым вы помешаете установлению необходимого эмоционального контакта с аудиторией.

Иногда, в зависимости от ситуации, для установления эмоциональной связи, выступающий может пошутить на известную тему, выразить свое позитивное отношение к условиям или месту проведения презентации.

После установления первого контакта на этапе начала презентации, необходимо выполнить следующие шаги.

1. Представить себя (как зовут, род занятий, должность…)

2. Объяснить, о чем пойдет разговор, какую тему он презентует.

3. Установить регламент своего выступления, презентации.

4. Озвучить правила взаимодействия (например, как, когда, в какой форме могут задаваться вопросы…)

5. Получить согласие у слушателей на начало презентации.

Зачастую, после этого спикер начинает вдохновенно  доносить свою идею аудитории, допуская тем самым серьезную ошибку. Слушатели, несмотря на лояльность к выступающему, имеют разное отношение к заявленной теме, разный жизненный опыт, разное видение. Различия в восприятии не позволяют аудитории сразу принять презентованные идеи. Для того, чтобы эти идеи были восприняты и поняты, слушателей нужно подготовить, планомерно подвести к осознанию важности и нужности заявленных решений.

Это достигается через выполнение следующего алгоритма.

1. Ведущий должен нарисовать эмоциональную картину существующих проблем в контексте заявленной темы и получить отзывы участников, насколько эти проблемы для них реальны и к чему существующее положение дел может привести.

2. Следующий шаг. Спикер помогает аудитории осознать потребность в изменении ситуации к лучшему. (Если обсуждаемая ситуация вас не устраивает, хотите ли вы  изменить, улучшить ее?)

3. Подкрепить надежду на улучшение. Пообещать слушателям,  что есть идеи, решение которые способны изменить ситуацию к лучшему. ( Ситуация не безнадежна. Есть приемы, механизмы, которые способны решить обсуждаемые проблемы. Я здесь для того, чтобы предложить вам эти решения).

Выполнив последовательно эти шаги, спикер подготовил аудиторию к работе над заявленной темой и его шансы на успех максимальны. Все теперь будет зависеть от того, сколь умело , грамотно и убедительно донесет он свои идеи. Но это уже следующий этап презентации.

Итак, для того, чтобы успешно начать презентацию, необходимо выполнить три условия.

Во-первых, успешным может быть выступление только в том случае, если оно подготовлено. Ключевые вопросы подготовки: какова цель презентации, как я могу достичь этой цели, как я узнаю, что цель достигнута?

Во-вторых, очень важно в самом начале создать комфортные, эмоционально не напрягающие отношения с аудиторией.

В-третьих, необходимо планомерно подвести аудиторию к осознанию важности рассматриваемой темы, сконцентрировать ее внимание на необходимости изменения существующего положения дел и предложить  это сделать на данной презентации.

 InforManager