Ничто никогда не строится в срок и в пределах сметы. 
Закон Хеопса

Вот мы и добрались до темы планирования, хотя очень многие считают, что именно с него начинается проект. Надеюсь при помощи предыдущих постов вы уже убедились, что этап инициации пропускать категорически нельзя. С чего же начинать при планировании, с какого конца к нему подходить?

С директивных сроков – сроков выполнения проекта, которые ставит перед вами заказчик, что-то вроде: «Хочу здесь бизнес-центр через 2 года». Бывалые менеджеры проекта наверняка уже насторожились, ведь заказчик всегда хочет очень много и очень быстро, а так не всегда получается, зачем же нам директивные сроки, лучше мы сами спланируем и скажем «Бизнес-центр будет здесь через 5 лет». Объясню почему директивные сроки все же нужны – они не дают нам расслабиться, помогают сохранять темп, искать и находить скрытые резервы, делают нас эффективней, позволяют делать больше…
Но это совершенно не значит, что заказчику необходимо назначать нереальные сроки, что-то вроде «дам меньший срок, сделают как раз ко времени когда нужно». Увы, такой подход не работает, потому что обязательно будет потеряно качество, вместо работы команда проекта будет придумывать различные манипуляции, чтобы добиться увеличения срока, и опытный заказчик это понимает. Поэтому нужен компромисс между «хочу» заказчика и «могу» менеджера проектов, и называется он обоснованные директивные сроки.

Как же их получить – нужно выслушать заказчика и составить укрупненный план реализации проекта с учетом директивных сроков. Этот план покажет насколько сроки обоснованы, но его конечно придется отстаивать перед заказчиком, аргументировать – готовьтесь к этому заранее. Как аргументировать? Вы увидите это после составления плана (если он действительно не выполним), появятся такие аргументы как качество продукта, выгорание команды, потенциальная неудовлетворенность клиента, высокие расходы.

На этом этапе дам 2 подсказки из опыта:

• Не спешите спорить с директивными сроками заказчика – составьте план и посмотрите, очень часто бывает, что в сроки можно уложиться.
• Совершенно недостаточно при помощи вашего плана разбить в пух и прах директивные сроки заказчика, ведь ваша работа – реализовывать проекты, а не рассказывать почему этого сделать нельзя. Поэтому обязательно предлагайте альтернативу, да и на уровне общения конструкция «вот это лучше сделать так» воспринимается намного благосклоннее, чем «вот это сделать нельзя».

Пытались, но не отстояли свою точку зрения, заказчик настаивает на невыполнимом? Попросите 3 сторону оценить ваш план – приобретайте любых союзников. Не помогает? Все равно приходится начинать проект? Включите в план этап «Оценка исполнения проекта» и операцию «Пересмотр плана проекта»(каждые 3-4 месяца), определите количественные показатели, чтобы увидеть катастрофу заранее - раз уж не получается победить, надо возглавить и управлять.

Все-таки бились аки лев, и добились обоснованных директивных сроков? Тогда планируйте дальше - от директивного срока всего проекта, до директивных сроков контрольных событий, а в самом процессе работайте больше с теми участниками, кто не успевает к заданным срокам. Впрочем, об этом мы еще поговорим – тема планирования очень обширна…