Старт – это когда обозначены цели и приоритеты. Всё, что было до этого, – познание. 
Евгений Ханкин

Представьте себе, что менеджер проекта – это ступица велосипедного колеса, а обод – это совокупность заинтересованных сторон проекта: заказчик, спонсор, подрядчики, команда проекта и т.д. Каждая из заинтересованных сторон соединена со ступицей своей спицей в определенном порядке, у каждой есть к ступице определенные требования, а сама ступица, выполняя их, приводит в движении все колесо.

Представили? А что будет, если на самом старте выяснится, например, что часть спиц поломана, погнута, или не может выдержать такую нагрузку? Вряд ли вы стронетесь с места, именно поэтому надо перед постройкой колеса выяснить, какие требования выдвигаются к спицам.

Точно также и в проекте каждый менеджер собирает требования от заинтересованных сторон (в самом процессе сбора нет ничего сложного – штатная коммуникация). Но тут есть свой подвох – как правило требований слишком много, а некоторые могут быть взаимоисключающими, причем из них львиное большинство продиктовано благими намерениями (а мы знаем куда они частенько ведут). Продолжим нашу аналогию с колесом – по требованиям обода спицы должны быть и красивыми, и тонкими (при этом желательно пустотелыми для уменьшения веса), и максимально дешевыми в производстве. А еще спицы при езде должны издавать приятный звук и формировать переливающийся рисунок, их замена в случае поломки должна производиться в течение 5 минут и т.д. Можно ли сделать такое колесо/выполнить требования? Теоретически можно, но вот сколько понадобится для этого времени и средств…

То же самое и в проектах, поэтому каждый менеджер должен понимать – для работы вам нужны не все требования, а только минимально необходимые. Многие люди часто стремятся сделать больше заявленного, берут на себя слишком много обязательств, причем большая часть – это вещи, которые мало значат, но занимают много времени. Не уподобляйтесь им, если хотите завершать проекты в срок.

Как отсеять именно минимальные требования? Очень просто, минимальные требования – это те, без которых проект не сможет достигнуть своей основной цели, все остальные требования – второстепенные. В примере с колесом, мы не сможем сдвинуть его с места без крепких спиц, а вот красота на скорость не влияет. Сопоставив требования с целью проекта у вас получится 2 списка: «минимальные важнейшие» и «менее существенные».
 

А дальше забываем про «несущественные требования»? Конечно нет, о них вам напомнят заинтересованные стороны, но вы должны донести до них информацию о том, что несущественные требования – это обязательные переделки, поскольку такие требования иногда приходится отменять.Дальше вы составляете 2 плана проекта (основной и дополнительный), после чего утверждаете их. Сначала реализуете основной (соответственно минимальным требованиям), а в дальнейшем уже можете заниматься дополнительным – таким образом вы существенно снижаете риски.

И напоследок необходимо сказать, что опытный менеджер клиента знает много языков, каждый для определенных контрагентов по проекту. Например, не стоит называть требования клиента к проекту «несущественными», на ваш язык общения с ним это слово переводится как «менее существенные».